Que complicado es hablar del inventario cuando a fin de año el contador dice. Debe hacer inventario y por favor mándeme su total, que escalofriante cuando la bodega es muy grande y cuando no hemos cuidado el proceso durante el año. Les contare un poco de lo que he vivido con algunos clientes y lo que he encontrado como mejores prácticas:
Un día me marca el Sr. “Refaccionaria” y me dice, mi inventario no cuadra y seguramente el sistema hace mal las cosas, así que decidimos revisar que estaba pasando, primero encontramos que varias personas daban de alta su mercancía, por lo tanto había 2 productos que se referían al mismo pero variaba en la descripción, después nos dimos cuenta que manejaba productos sin etiquetar y que no todo el personal conocía las refacciones, nos fuimos adentrando y llegamos al punto que el proveedor algunas veces no dejaba completa la mercancía o incluso le dejaba diferente mercancía a la facturada y ya no hablemos del robo hormiga de los clientes o los mismos empleados que sin intención o con ella se daban.
¿Qué hacer para que esto no nos ocurra?. O disminuya en gran medida
1.- Es tan importante nuestro catálogo de productos como físicamente nuestra mercancía. Cuidemos el orden de redacción, claves de artículos, control de códigos de barras.
2.- mantener ordenado el almacén. Un área para recibir al proveedor. El espacio de almacenamiento y un área para entrega de mercancía más aún si estamos manejando la venta en línea.
3.- La capacitación a nuestros empleados para que conozcan la mercancía no solo ayudará a mejorar el proceso de venta si no también apoyara a que se venda el producto correcto. En muchos negocios se opta por hacer órdenes de venta en el mostrador, donde personal especializado genera la orden de venta y el cliente solo pasa a caja a pagar.
4.- los procesos de entrega de la mercancía. Solo deberían hacerse en un solo espacio de trabajo, basados en un solo documento, así como si tenemos una tienda con el inventario abierto cuidar que nuestros clientes tengan un área de salida de mercancía.
5.- en algunos casos donde la mercancía está abierta al público se definen áreas o espacios donde los vendedores suelen ser responsables de la exhibición, ayuda mucho a mantener las áreas y el cuidado de la mercancía
Y bueno parte fundamental del orden de nuestros inventarios aparte del control físico es cuidar no sobre inventariarse y no adquirir productos de muy baja rotación en grandes volúmenes, es recomendable siempre buscar herramientas que determinen nuestros máximos y mínimos de almacén basados en nuestras ventas y que estos estén variando constantemente, en el estado dependiendo del giro yo veo 4 veces en el año una rotación , inicio de año, temporada escolar , temporada de vacaciones (semana santa y junio/julio) y temporada navideña , usando la información podríamos tener sugerencias de compras muy adecuadas para evitar estos inconvenientes.
El personal encargado de bodegas y almacenes debe ser personal preparado y capacitado para poder desempeñar su puesto y decía uno de mis clientes “debe pecar de desconfiado” así que una persona con enfoque en su trabajo que valide, supervise y revise que lo que entra y sale de su almacén ha sido debidamente documentado.
Finalmente nuestro inventario es dinero y ¿quién quiere perder dinero? Un jefe que tuve comentó un día si le pones un billete a cada producto tirado o mal puesto estoy seguro que lo acomodan y lo juntan.
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